El mundo ya no es el mismo. El mundo cambió para siempre

Con Chile incluido, la forma de relacionarnos, de entretenernos y fundamentalmente de trabajar ya no será la misma.

El desafío de generar una verdadera transformación digital llegó de la mano de una ola arrasadora e imparable que nos ha obligado a reaccionar, desde la improvisación y la incerteza, para mantener funcionando lo que se pueda, y tratar – sí, solo tratar en la mayoría de los casos – de adaptarse o desaparecer.

Así, la actual crisis sanitaria producto del COVID-19 está demostrando que la capacidad de las empresas para reaccionar y transformarse a un escenario más digital ha sido mucho más lento y traumático que lo planificado inicialmente.

Esta transformación digital empresarial es mucho más compleja que implementar solo un par de cambios cosméticos. Por ejemplo, requiere de un profundo cambio cultural de las personas que la componen, las que enfrentan como gran desafío capacitarse y desarrollarse en competencias muy alejadas de lo que fue su formación inicial, y con cambios digitales vertiginosos que hacen que dicha formación nunca se termine.

Lo mismo provoca incertidumbre laboral y personal, pues los cargos cambian, la forma de hacer las cosas cambia y la estructura de poder asociada se tambalea y fragmenta: donde antes había una persona empoderada en un conocimiento único, hoy se cuenta con información abierta y colaborativa que ya no nos hace imprescindibles.

La misión y visión de las organizaciones también se ve afectada, provocando que las metas y los resultados esperados ya no sean los mismos, ni en cantidad ni en tiempo. Nos exigen más dinámica y velocidad de respuesta, siempre atentos a que nuestras tareas aporten valor, pues de lo contrario vemos amenazados nuestros puestos de trabajo.

Las tecnologías son también una posible amenaza, pues aportan con cientos de tareas automatizadas y nos hace prescindibles ante los ojos de los que toman decisiones estratégicas, muchas veces ausentes del día a día y de los problemas actuales que acarrean tantas decisiones tomadas sin una mirada integradora y una adecuada justificación.

Tantas son las cosas que en estos días hemos aprendido e intentado, adaptándonos como siempre a un ambiente de cambios y desafíos constantes. Tantas lecciones aprendidas y buenas prácticas logradas con esfuerzo que no pueden ni deben perderse, pues es el principal capital y aprendizaje que las organizaciones pueden atesorar una vez que las aguas se calmen.

La pregunta obvia es, entonces… ¿Era tan poco previsible que tuviéramos este gran remezón como sociedad? ¿Estaban preparadas las organizaciones para cambiar y reinventarse frente a algo así?

Por supuesto, una situación como ésta era más que previsible. Ya en Chile habíamos tenido varias advertencias obvias, y muy recientemente una potente muestra a pequeña escala con lo sucedido en la segunda mitad del año 2019.

Y por supuesto, la respuesta a la preparación es también obvia. Pocas organizaciones conocen y utilizan realmente los principios de la Gestión de Procesos, más allá de documentar por cumplimiento (alguna certificación o necesidad normativa, a lo sumo) actividades propias de ellas. A lo más se enfocan en la documentación de los “procesos de negocio”, mala traducción desde el inglés de los Bussiness Process, los procesos claves, frecuentes o del día a día.

Así terminan esos procedimientos guardados en cajones físicos o digitales, donde los que participaron en su creación no los usan más que en la auditorías relacionadas, no en el diario trabajo. Y así van quedando obsoletos porque las estrategias, los negocios y los objetivos cambian, y nadie realmente adapta un documento que no se usa en realidad.

Hoy se abre un nuevo desafío para las instituciones sobrevivientes de esta pandemia. El reflejar estos cambios en las actividades diarias, mediante el uso de una verdadera Gestión de Procesos (GP), así con mayúsculas y destacado.

Esa GP que no solo documenta lo que se hace, sino que la alinea fuertemente al desarrollo y cumplimiento los objetivos estratégicos, enfocándose en las actividades que aportan realmente valor.

Esa que desarrolla permanentes competencias y planes de conservación del talento, fomentando la búsqueda de mejoras y el reconocimiento constante, y que adapta y potencia la creación integral de una mística y cultura organizacional propia y común.

Esa que cambia y flexibiliza la estructura de cargos y la propia infraestructura física donde desarrollar las actividades.

Esa que estudia e innova en torno al uso de nuevas tecnologías, las que estén realmente al servicio de hacer las cosas mejor, en forma simple y automatizada, pero sin competir con las personas, sino como un complemento y un agente liberador para el desarrollo de otras de mayor valor agregado.

Esa Gestión de Procesos moderna es la principal arma que disponemos para no perder todas las lecciones aprendidas y buenas prácticas que nos ha obligado a explorar esta crisis, asumiendo así los verdaderos desafíos digitales que conlleva esta transformación digital, lo que incluye continuar con el desarrollo de un teletrabajo potente, la visualización de cientos de requerimientos nuevos, basados en alta colaboración e interoperabilidad de plataformas y funcionalidades, y hasta la creación de nuevas líneas de innovación, orientadas a satisfacer las necesidades de una población cada vez más anciana y vulnerable, pero mucho más interconectada y demandadora de servicios de valor agregado.

Porque, estén seguros, vendrán otras crisis, y es seguro que serán cada vez más frecuentes, y los limitados recursos disponibles deberán ser cada vez mejor aprovechados, pues de lo contrario esas organizaciones están destinadas a desaparecer. La clave es la productividad, y una mirada integradora que ponga a las personas en el centro del desafío.

El ser humano es increíblemente resiliente, y saldrá fortalecido de este desafío sin lugar a dudas.

Perfil del autor

Raúl Salinas Herrera
Consultor y Facilitador de Gestión de Procesos, y Facilitador Metodológico para la implementación de BIM. Profesor en diplomados de Gestión de Procesos y Rediseño de Procesos.

Ingeniero con 20 años de experiencia de la Pontificia Universidad Católica de Chile, orientado a ayudar que las personas logren mejoras críticas en las actividades de su responsabilidad. En la actualidad, enfocado en facilitar una transferencia metodológica real para la implementación de BIM en organizaciones de la industria de la construcción interesadas en su Transformación Digital