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¿Están preparadas las IES para un ERP?

23May

¿Están preparadas las IES para un ERP?

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No descubriremos ahora los beneficios operacionales y estratégicos de contar con una herramienta ERP, sin embargo, el aprovechamiento de buenas prácticas, la estandarización de procesos y la integración de la información, están, sin duda, entre los impactos más buscados por las organizaciones que optan por “jugársela” con este tipo de tecnología.

La pregunta que cabe hacerse es que si las Instituciones de Educación Superior (IES) están realmente preparadas para implantar un ERP. En otras palabras, qué es lo que se requiere para una implantación exitosa y si nuestras universidades e institutos poseen esas capacidades. A continuación, comparto algunas ideas respecto de los elementos a considerar para lograrlo exitosamente:

I)Adecuada gestión del cambio: La resistencia cultural y juegos políticos deben ser consideradas como parte del riesgo del proyecto.
Recomendaciones:

  1. Auspicio al más alto nivel.
  2. Involucramiento temprano de todas las áreas.
  3. Gestión Planificada del Cambio (considerar recursos para esto en el proyecto).
  4. Gestión formal del proyecto y sus riesgos.

II) Estructura de toma de decisiones efectiva. Muchas organizaciones están acostumbradas a desarrollos internos, lo que se conoce como “trajes a la medida”. Esto dificulta el proceso de implantación, pues debe decidirse qué vale la pena modificarse y qué es necesario adaptarse.
Recomendaciones:

  1. Análisis de fit/gap (brechas) adecuadamente planificado y financiado (por el proyecto).
  2. Estructura de toma de decisiones del proyecto formal y efectiva, que determine rápidamente qué se modificará y qué no.

III) ERP implica revisar los procesos de negocios primero. Normalmente, este tema tiende ser subestimado en términos de nivel y cantidad de recursos y aparentemente es el “quid” del asunto.
Recomendación:

  1. Articular un proyecto de revisión de procesos de negocios de cara al nuevo ERP pero con los recursos adecuados en calidad, cantidad y experiencia.

IV) El ERP no es un proyecto del área de tecnología. Esto quizá es una de las novedades un poco más oculta que normalmente pone a prueba a la organización respecto de su capacidad de llevar a efecto proyectos multi-áreas. Definitivamente, se requiere una organización adecuada del proyecto para abordar iniciativas de esta envergadura.
Recomendación:

  1. Desarrollar capacidades de Gestión de Proyectos complejos y transversales. Una Oficina PMO, es una buena partida.

V) Adecuada Planificación de Recursos. La implantación de un ERP es un proyecto de envergadura que requiere de una buena planificación para evitar la subdotación de recurso, lo que redunda en incrementar el riesgo del proyecto.
Recomendaciones:

  1. Destinar recursos adecuados en experiencia y calidad para planificar proyecto de esta envergadura y complejidad.
  2. Para tomar decisiones de inversiones adecuadas es necesario definir indicadores cuantitativos fundamentados respecto a los retornos del proyecto.
  3. No olvidarse del costo del reemplazo temporal de personas de las áreas usuarias asignadas al proyecto.